Så här gör vi affärer

Öckerö kommun köper in varor och tjänster för många miljoner kronor per år men inköpen görs från olika håll. Därför kan det vara bra om du känner till om hur Öckerö kommun gör våra inköp.

Öckerö kommuns gemensamma ramavtal
Enskild upphandling
Direktupphandling
Vägen till ett ramavtal
Upphandlingsprocessens längd
Så här ser en typisk ramavtalsupphandling ut
Nästa steg

Kommunens förvaltningar och bolag bestämmer själva över sin egen ekonomi och gör sina egna inköp. Den centrala upphandlingsfunktionen arbetar för att det ska finnas gemensamma ramavtal för varor och tjänster som kommunens verksamheter ofta köper in eller som köps in till stora värden. Inköp i kommunen kan göras på olika sätt.

Öckerö kommuns gemensamma ramavtal

Ett ramavtal tecknas när en eller flera upphandlande enheter har ett behov av en vara eller tjänst som upphandlas ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. Ramavtalet kan gälla mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer.

Som ramavtalsleverantör arbetar ditt företag långsiktigt och ofta med olika delar av kommunen som kund, under två till fyra år.

När det finns ett ramavtal behöver inte en ny upphandling göras varje gång det uppstår ett behov av en vara eller tjänst som omfattas. Då går det istället att beställa från ramavtalet.

Vi använder oss av egna upphandlade ramavtal och även olika inköpscentralers ramavtal där Öckerö har rätt att beställa på ramavtal upphandlade av till exempel Göteborgs Stad eller Adda.

Det är därför viktigt att tänka på som företag att se över möjligheten att delta i dessa så kallade inköpscentralers upphandlingar. Det är ett sätt att få möjlighet att bli leverantör till de kommuner och övriga samverkansparter som har rätt att använda avtalen.

Enskild upphandling

I de fall en förvaltning eller bolag har behov som endast berör den egna verksamheten och inga gemensamma ramavtal finns, gör organisationen egna upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader. Dessa kan vara i form av ett avtal för en specifik leverans eller vara utformade som ett ramavtal för en tidsperiod.

Direktupphandling

En direktupphandling innebär att den offentliga organisationen kan köpa in varor och tjänster för upp till 700 000 kronor utan att behöva annonsera upphandlingen. För vissa typer av tjänster är direktupphandlingsgränsen högre. Verksamheten skickar då ut en offertförfrågan till några utvalda leverantörer.

Reglerna för direktupphandling gäller alla köp som görs när det inte finns gemensamma eller lokala ramavtal och köp som inte kräver upphandling eftersom de är under beloppsgränsen för direktupphandling.

Vägen till ett ramavtal

Öckerö kommun ska verka för att varor och tjänster som köps in håller hög kvalitet – till ett bra pris.

Den upphandlingsform som brukar vara mest omfattande och tar längst tid är upphandling inför ett större ramavtal. Den innehåller flera steg som vi ska gå igenom.

Upphandlingsprocessens längd

Offentliga upphandlingar kan ta längre tid än inköp i privat sektor, särskilt om det gäller större upphandlingar. Mindre affärer, så kallade direktupphandlingar, går fortare.
Upphandlingsprocessen är uppdelad i flera faser. Du som företagare är inte involverad i alla.

Så här ser en typisk ramavtalsupphandling ut

Cirka 9-18 månader innan Öckerö kommun sluter ett avtal med leverantör sätter förarbetet igång. Vi börjar med att identifiera att det finns ett behov av en vara eller tjänst.

För att identifiera vilka behov som finns involveras olika verksamheter i kommunen, beroende på vad det är som ska upphandlas. Vi tar fram en modell för hur aktuell upphandling ska genomföras samt vilka kvalificeringskrav som ska finnas för upphandlingen. Detta arbete resulterar i ett upphandlingsdokument, det vill säga det underlag som anbudsgivare behöver för att kunna lämna anbud. Alltså svara på upphandlingen.

Processen med att ta fram upphandlingsdokument till en typisk upphandling tar mellan 5 och 15 månader beroende på hur komplex upphandlingen är.

En upphandling ligger ute på annons i 30 dagar. När annonstiden löper ut ska de företag som är intresserade ha lämnat in sina anbud.

Du kan ställa frågor fram till några dagar innan anbudet ska vara inlämnat. Sista datumet för frågor står i upphandlingsdokumentet.

Det är viktigt att alla frågor kommer in under den här perioden eftersom lagen om offentlig upphandling har strikta regler för vad som går att komplettera, ändra eller förtydliga i anbudet när det väl har lämnats in.

Inkomna frågor och svar visas normalt för alla anbudslämnare som deltar i upphandlingen men frågeställaren är anonym inför övriga deltagare.

När anbudstiden är slut ska vi utvärdera de anbud som kommit in. I kvalificeringen plockar vi först bort de anbud som inte uppfyller kraven. Vi utvärderar sedan de som är kvalificerade och utser det vinnande anbudet.

Vi informerar den vinnande anbudslämnaren och alla övriga anbudslämnare om beslutet. Detta kallas för tilldelningsbeslut.

Den här processen kan ta olika lång tid – vanligtvis mellan 30 och 60 dagar – beroende på hur utvärderingen går till, men kan även ta längre tid än så.

Från det att vi har skickat ut tilldelningsbeslutet till anbudsgivarna och den vinnande leverantören gäller en tio dagar lång avtalsspärr då det är möjligt att begära överprövning av beslutet. Om ingen begär överprövning kan vi teckna avtal och därmed avslutas upphandlingen.